Privacyverklaring Versie 2026-10-03.2 | 3 oktober 2026 Dienstverlener Dronestate (eenmanszaak), tevens handelend onder Dronestate Entertainment, Hondhorststraat 25, 5643 VG Eindhoven, Nederland, KvK 84175427, vestigingsnummer 000050306200, btw-id NL003915110B92. DanceHQ is een product/merk van Dronestate. Contact voor juridische vragen, privacy en beveiliging: info@dronestate.nl. 1. Wie is verantwoordelijk? DanceHQ is een softwareplatform voor dansscholen. Voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring als eigen verwerkingen worden beschreven is Dronestate, handelend onder de naam DanceHQ, gevestigd te Hondhorststraat 25, 5643 VG Eindhoven, Nederland, KvK 84175427, verwerkingsverantwoordelijke. Contact over privacy: info@dronestate.nl. 2. Belangrijk: gegevens van leden en ouders in een dansschoolaccount Wanneer een dansschool gegevens van leden, proefleden, ouders/verzorgers, docenten of andere personen in DanceHQ beheert, bepaalt die dansschool in beginsel waarom die gegevens worden gebruikt. De dansschool is dan verwerkingsverantwoordelijke en DanceHQ verwerkt de gegevens als verwerker namens de dansschool. Voor vragen over zulke leden- of oudergegevens neemt u daarom in de eerste plaats contact op met de betreffende dansschool. DanceHQ gebruikt zulke klantgegevens niet voor eigen marketingdoeleinden en verwerkt ze alleen zoals nodig om de dienst te leveren, de instructies van de klant uit te voeren, de dienst te beveiligen of aan een wettelijke verplichting te voldoen. 4. Betalingen via Stripe Wanneer een dansschool Stripe Connect activeert, verwerkt Stripe gegevens voor onboarding, KYC, betalingen, fraudepreventie en wettelijke verplichtingen. Stripe kan voor bepaalde verwerkingen een eigen verwerkingsverantwoordelijke zijn en heeft eigen voorwaarden en privacyinformatie. Waar de Stripe-betaalflow wordt gebruikt, is het uitgangspunt dat volledige betaalkaart- of bankgegevens rechtstreeks door Stripe worden verwerkt en niet als vrije tekst in DanceHQ worden opgeslagen. DanceHQ kan wel technische referenties, statussen, bedragen, betaalmethodetype en andere noodzakelijke betaalmetadata ontvangen en opslaan. 5. Minderjarigen DanceHQ is primair een zakelijke dienst voor dansscholen. Omdat dansscholen vaak gegevens van kinderen beheren, kan DanceHQ namens een dansschool gegevens van minderjarigen verwerken. De dansschool is verantwoordelijk voor een geldige grondslag en voor passende informatie aan kinderen en ouders/verzorgers. Indien DanceHQ zelf ooit rechtstreeks toestemming van een kind nodig heeft, wordt de toepasselijke Nederlandse leeftijds- en toestemmingsregel gevolgd. 6. Met wie delen wij gegevens? DanceHQ gebruikt leveranciers voor onderdelen zoals database/hosting, e-mail, infrastructuur, betalingen en technische ondersteuning. Alleen gegevens die nodig zijn voor de betreffende dienst worden gedeeld. Wanneer een leverancier persoonsgegevens namens DanceHQ verwerkt, worden waar vereist passende verwerkersafspraken gemaakt. Een actuele lijst van relevante leveranciers/subverwerkers wordt gepubliceerd via https://dancehq.nl/subverwerkers of op verzoek beschikbaar gesteld. Stripe kan voor betaaldiensten zelfstandig verantwoordelijk zijn voor bepaalde verwerkingen. 7. Internationale doorgifte Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebruikt DanceHQ een geldige doorgiftegrondslag wanneer de AVG dat vereist, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. De concrete landen en waarborgen moeten aansluiten op de actuele leverancierslijst. 8. Hoe lang bewaren wij gegevens? DanceHQ bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen. Account- en contractgegevens: gedurende de klantrelatie en daarna zolang redelijk nodig voor contract-, support- en bewijsdoeleinden. Financiële administratie en facturen: in beginsel zeven jaar voor zover de Nederlandse fiscale bewaarplicht dat vereist. Supportgegevens: zolang nodig om het verzoek af te handelen en daarna beperkt voor continuïteit, beveiliging en bewijs. Beveiligingslogs: gedurende een proportionele periode die past bij beveiliging en incidentonderzoek; de concrete technische termijn wordt intern vastgelegd. Klantdata die DanceHQ als verwerker bewaart: volgens de instructies van de klant en de Verwerkersovereenkomst. 9. Beveiliging DanceHQ neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en ongeoorloofde verstrekking. Voorbeelden zijn versleutelde verbindingen, authenticatie, rollen en autorisaties, organisatiescheiding, afgeschermde ledenfoto’s en software/securitytests. Geen enkel systeem kan echter absolute veiligheid garanderen. 10. Cookies en vergelijkbare technieken DanceHQ kan noodzakelijke cookies of lokale opslag gebruiken voor bijvoorbeeld sessies, beveiliging, taal- of productvoorkeuren. Voor analytics, advertentie- of andere niet-noodzakelijke tracking geldt een aparte cookietoets en, waar vereist, voorafgaande toestemming. De code-audit van 3 oktober 2026 vond alleen functionele opslag in de app en geen analytics of advertentietrackers in website of app. Zie de cookieverklaring. 11. Uw privacyrechten Voor verwerkingen waarvoor DanceHQ zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u — voor zover van toepassing — verzoeken om: inzage in uw persoonsgegevens; rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens; verwijdering van persoonsgegevens; beperking van de verwerking; overdraagbaarheid van gegevens; bezwaar tegen bepaalde verwerkingen; intrekking van toestemming zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking aantast. Wij kunnen om redelijke informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. Betreft uw verzoek gegevens die een dansschool als verwerkingsverantwoordelijke in DanceHQ beheert, dan sturen wij u naar die dansschool of ondersteunen wij de dansschool bij het verzoek. 12. Geautomatiseerde besluitvorming DanceHQ neemt voor zover in de huidige dienst bekend geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar wezenlijke gevolgen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Als dit in de toekomst verandert, wordt deze privacyverklaring aangepast en worden toepasselijke waarborgen ingericht. 13. Klacht bij de toezichthouder U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij stellen het op prijs als u eerst contact met DanceHQ opneemt zodat wij uw vraag of klacht kunnen onderzoeken. 14. Wijzigingen DanceHQ kan deze privacyverklaring aanpassen als de dienst, leveranciers of wetgeving veranderen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd met een datum van laatste wijziging. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij gebruikers op een passende manier. 15. Contact Dronestate Hondhorststraat 25 5643 VG Eindhoven, Nederland KvK: 84175427 E-mail privacy: info@dronestate.nl Website: https://dancehq.nl Doeleinden, gegevens en grondslagen Doeleinden, gegevens en grondslagen Situatie | Gegevens | Doel | Grondslag Account en abonnement | Naam, zakelijke contactgegevens, studio/organisatie, rol, account-ID | Account aanmaken, authenticeren, dienst leveren en beheren | Uitvoering overeenkomst Facturatie en administratie | Bedrijfsgegevens, factuurgegevens, transactiereferenties | Facturatie, boekhouding, fiscale administratie | Overeenkomst en wettelijke verplichting Support en contact | Naam, e-mail, inhoud van verzoek, technische context | Vragen beantwoorden, problemen oplossen, klantrelatie | Overeenkomst en gerechtvaardigd belang Beveiliging en misbruik | IP-/sessiegegevens, technische logs, account- en beveiligingsgebeurtenissen | Beveiliging, incidentanalyse, fraudepreventie, misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang en waar toepasselijk wettelijke verplichting Productverbetering | Beperkte technische gebruiksgegevens en feedback | Betrouwbaarheid, gebruiksgemak en ontwikkeling verbeteren | Gerechtvaardigd belang; toestemming waar vereist voor niet-noodzakelijke tracking Marketing/contactaanvragen | Naam, zakelijke e-mail, bedrijfsnaam en voorkeuren | Demo-aanvragen, salescontact en nieuws indien aangevraagd | Toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van context Stripe Connect | Stripe-account-ID, onboarding-/capabilitystatus, betaal- en transactiereferenties | Koppeling en werking van betaalfunctionaliteit | Uitvoering overeenkomst en gerechtvaardigd belang